☑️ 10 astuces Word pour gagner en efficacité

Beaucoup de personnes sont en difficulté sur Word. Il me paraît essentiel de maîtriser toutes les subtilités de son outil si l’on veut être efficace. Autrement, on perd du temps et on peut rapidement se prendre la tête. C’est pour cela que je vais vous partager dix astuces qui vont vous permettre de gagner en efficacité sur Word.

Accentuer des majuscules : É, È, Á, À, Í, Ì, Ú, Ù, Ó, Ò…

La première astuce consiste à écrire les majuscules avec des accents sous Windows. Sur macOS, c’est assez simple puisqu’il suffit de maintenir la touche correspondante appuyée, et une liste des variantes accentuées se déroule pour nous laisser le choix. Sous Windows, c’est une toute autre affaire.

Pour les accents aigus (É), il suffira d’appuyer simultanément sur CTRL et sur l’accent aigu , de relâcher les touches et d’écrire la lettre que l’on souhaite entrer. Pour les accents graves (È), la manipulation est un peu plus compliquée puisqu’il faudra alors maintenir simultanément les touches CTRL, ALT et accent grave , relâcher, puis écrire la lettre désirée.

En réalité, le mode de fonctionnement de ces raccourcis ressemble au fonctionnement de la touche de l’accent circonflexe (^). Il faut d’abord énoncer l’accent que l’on s’apprête à écrire, puis appuyer sur la lettre désirée.

Dois-je accentuer les majuscules ?

Il vous est peut-être arrivé de vous demander s’il faut accentuer les majuscules dans la langue française. Sachez que, dans un soucis de clarté, l’Académie française le recommande fortement :

Il convient cependant d’observer qu’en français, l’accent a pleine valeur orthographique. Son absence ralentit la lecture, fait hésiter sur la prononciation, et peut même induire en erreur. […] On veille donc, en bonne typographie, à utiliser systématiquement les capitales accentuées.

Sauter une page

Il y a fort à parier que vous utilisez la touche Entrée ↲ autant de fois que nécessaire pour sauter une page. 😉 Même si cette méthode fonctionne, ce n’est pas une manière très propre de faire les choses. En effet, si vous apportez par la suite des modifications avant votre saut de page, plus haut dans votre document, cela aura pour effet de décaler votre mise en page.

Pour faire un saut de page de manière plus « propre », il suffit d’appuyer sur la touche Entrée ↲ (comme quoi, vous n’étiez pas loin) en même temps que la touche CTRL de votre clavier. Sur macOS il suffira d’utiliser la combinaison  Commande ⌘ + Entrée ↲. Vous trouverez dans un autre article de ce blog une liste de raccourcis claviers qui peuvent vous être utiles.

Les styles de mise en page

Sur Word, vous avez la possibilité d’utiliser des styles de mise en page qui vont vous permettre de gagner du temps. Cela peut vous paraître absurde présenter cela comme une astuce, mais je vois beaucoup trop de personnes qui perdent du temps à recopier “à la main” leurs styles pour chacun de leurs titres. Les styles de mise en page permettent d’enregistrer des styles prédéfinis pour vos titres de même niveau, vos différents paragraphes, vos tableaux, etc.

Bien entendu, vous pouvez les personnaliser, en ajouter, en supprimer et créer les vôtres. D’ailleurs, vous pouvez également définir des niveaux hiérarchiques entre vos titres de façon à générer facilement le plan de votre document. Cela se veut pratique lors de vos révisions ou lorsque l’on recherche une information précise. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les styles par défaut de Word qui intègrent des niveaux hiérarchiques aux titres 1, 2, 3, etc. Pour fabriquer vos styles de mise en page et indiquer à Word leurs niveaux, il faut éditer le style souhaité en cliquant droit dessus et se rendre dans Modifier… > Format > Paragraphe… C’est dans Niveau hiérarchique que vous allez pouvoir le définir le niveau du style sélectionné. D’ailleurs, je détaille le fonctionnement des niveaux hiérarchiques dans cet article.

Corriger des mots très rapidement

Si vous souhaitez corriger rapidement des mots que vous auriez mal orthographié, vous pouvez le faire sans toucher à votre souris. Malheureusement, Microsoft n’a toujours intégré de raccourci clavier le permettant. Ceci dit, j’ai ma petite astuce qui permet de corriger un mot en une fraction de seconde. Une fois votre sélecteur placé sur le mot concerné, il suffit d’appuyer sur la touche de menu contextuel de votre clavier (elle se trouve à droite de la touche ALT GR), et d’appuyer sur Entrée ↲.

Si vous souhaitez corriger tout un document, vous pouvez aussi utiliser la fonction de révision de Word. Elle vous permet de passer en révision un à un tous les mots qui posent problèmes. Cette fonction est accessible dans l’onglet “Révision” de Word, puis dans “Grammaire et orthographe”.

Écrire rapidement des formules

Il un existe un puissant éditeur de formules sur Word. Pour y accéder rapidement, il suffit d’appuyer simultanément sur les touches Alt et = sous Windows. Vous pouvez ensuite utiliser tous les outils que vous avez à disposition dans le ruban de Word en haut de l’écran. Mais sachez qu’il existe une méthode pour écrire des fractions, des exposants ou des indices sans avoir à toucher à la souris. Pour ce faire, il suffit d’utiliser le slash /, l’accent circonflexe ^ et l’underscore _.

Par exemple, pour écrire ²/₂ en mode fraction, il faut taper 2/2, puis valider avec la touche Espace. Pour écrire 10⁵, j’écris dans ma formule 10^5, puis je valide avec Espace. Enfin, pour écrire un indice il faut écrire un underscore _ suivi de l’indice que l’on souhaite entrer, puis de valider par la touche Espace. Sinon, pour écrire des fractions de fractions, il vous faudra utiliser des parenthèses pour indiquer à Word dans quel ordre placer les barres de fraction. Ces petites astuces m’ont particulièrement été utiles en amphithéâtre, lorsque l’enseignant énonçait trop rapidement des formules.

Récupérer des images dans leur qualité d’origine

Il existe une fonction assez simple dans Word pour extraire une image d’un document. Celle-ci se nomme Enregistrer en tant qu’image… et elle est accessible en réalisant un clic droit sur l’image en question. Le problème de cette fonction réside dans le fait que Word va compresser votre image. Il en résultera donc une image de moins bonne qualité. L’astuce que je vais vous donner vous permet de récupérer l’image d’un document dans sa qualité d’origine.

Pour ce faire, fermez le document et créez-en une copie. Vérifiez bien que vous avez accès aux extensions de noms de fichier sous Windows en allant dans l’onglet Affichage. Ensuite, renommez votre copie en remplaçant l’extension de fichier .docx par .zip. Ensuite, ouvrez l’archive que l’on vient de créer, rendez-vous dans le dossier word > media, et ici que vous pourrez récupérer toutes les images du document dans leur qualité d’origine.

Utiliser des synonymes

Word possède un dictionnaire des synonymes, ce qui se révèle être utile pour diversifier vos écrits. Pour y accéder, rien de plus simple puisqu’il suffit de cliquer droit sur le mot que vous voulez remplacer et d’accéder au sous-menu Synonymes. Cette fonction encore méconnue du grand public est un vrai gain de temps puisqu’elle évite de se rendre sur le web pour rechercher un synonyme.

Supprimer/ajouter des espaces entre les paragraphes

Il arrive parfois que Word ajoute trop d’espace entre deux paragraphes, et il arrive parfois l’inverse, c’est-à-dire que Word n’ajoute pas suffisamment d’espace entre deux paragraphes. Pour corriger le tir, une fonctionnalité est intégrée directement dans l’onglet Accueil du ruban Word. Dans la partie Paragraphe, le bouton  vous permettra d’ajouter des espaces ou d’en enlever. C’est d’autant plus efficace qu’en ajoutant artificiellement des espaces avec la touche Entrée ↲. En effet, de cette manière vos espaces entre les différents paragraphes de votre document seront réguliers.

Sélectionner verticalement

Il peut vous arriver de vouloir effectuer une sélection verticale, et Word le permet. Pour ce faire, il suffit de maintenir la touche ALT tout en effectuant la sélection. Cela fonctionne uniquement pour les blocs de textes, notamment lorsqu’il y un jeu de tabulation.

Calculer rapidement

Enfin, la dernière astuce peut également vous être utile. Elle permet de rentrer directement le résultat d’une opération sans avoir à la calculer. Pour ce faire, il suffit d’appuyer simultanément sur les touches CTRL et F9 de votre clavier, de commencer l’expression par un égal, puis de saisisir votre calcul. Appuyez sur la touche F9 lorsque vous avez terminé, et l’expression est directement remplacée par le résultat du calcul.

Installer Microsoft Office, dont Word

C’est tout pour ces dix astuces. Si vous en avez d’autres, il ne faut pas hésiter à les partager en commentant cet article.

Enfin, si vous souhaitez gagner en efficacité sur Word, je vous invite à lire cet article qui vous donnera les clés pour une meilleure utilisation du logiciel.

Word est compris dans la suite Office de Microsoft. Vous pouvez en faire l’acquisition au meilleur prix en suivant le lien ci-dessous. Il s’agit de Microsoft Office 2019, la dernière version à ce jour, compatible Windows 10 et macOS.