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📝 Guide pratique pour gagner en efficacité sur Word

En tant qu’étudiant, je suis quotidiennement confronté à des camarades qui n’exploitent pas le potentiel de Word à son maximum et qui perdent du temps. Cela devient compliqué lorsque l’on est face à un enseignant dont la cadence est rapide. Il est important de ne pas perdre le fils du cours et de se concentrer sur l’essentiel. Lorsque l’on ne parvient pas à effectuer une mise en page de manière instinctive, cela devient frustrant. On perd alors en concentration et en productivité. C’est pour cela qu’il est important de savoir exécuter rapidement les fonctionnalités que l’on utilise de manière récurrente. Ce guide a pour vocation de vous faire gagner en efficacité sur Word.

Les raccourcis clavier pour être efficace

Dans le monde du cinéma, les professionnels du montage connaissent leurs raccourcis clavier par cœur. Et pour cause, ceux-ci permettent un gain de temps considérable. Les deux mains correctement positionnées sur le clavier, c’est-à-dire leurs indexes posés sur les ergots des touches-repères F et J, ils arrivent à exécuter des opérations de base en une fraction de seconde, au lieu de quoi un novice en perdrait plusieurs s’il utilisait sa souris. Nous allons voir que les raccourcis clavier permettent de nous affranchir presque totalement de la souris.

Voyons ensemble les raccourcis clavier importants de Word. Bien entendu, certains peuvent différer selon votre ordinateur. N’ayez crainte, je répertorie ici aussi bien les raccourcis clavier valables pour Windows que ceux valables pour macOS. Par ailleurs, il s’agit d’habitudes à prendre, et même si la liste peut paraître longue, cela ne doit pas vous arrêter.

Mise en forme du texte

Ces raccourcis vous permettront d’effectuer les formatages de texte les plus courants.

 WindowsmacOS
Mettre le texte en gras :CTRLGCommand ⌘ + B
Mettre le texte en italique :CTRLICommand ⌘I
Souligner le texte :CTRLUCommand ⌘U
Barrer le texte :Command ⌘Maj + X
Augmenter la taille de caractère d’un cran :CTRL + >Command ⌘ + >
Réduire la taille de caractère d’un cran :CTRL + <Command ⌘ + <

Mise en forme des paragraphes

Ces raccourcis vous permettront d’agir sur le paragraphe dans lequel vous êtes positionné.

 WindowsmacOS
Centrer le paragraphe :CTRL + ECommand ⌘ + E
Aligner le paragraphe à gauche :CTRL + Maj + GCommand ⌘ + L
Aligner le paragraphe à droite :CTRL + Maj + DCommand ⌘ + R
Justifier le paragraphe :CTRL + JCommand ⌘ + J

Navigation dans le texte

Ces raccourcis vous permettront de vous déplacer rapidement dans vos différents mots, lignes et paragraphes.

 WindowsmacOS
Parcourir mot à mot :CTRL ou Option ⌥ +  ou 
Atteindre le début de ligne :Début ou Home ou Origine ou Command ⌘ ou Origine
Atteindre la fin de ligne :End ou FinCommand ⌘ ou Fin
Atteindre le paragraphe précédent :CTRLCommand ⌘
Atteindre le paragraphe suivant :CTRL + Command ⌘ + 

Fonctions pratiques

Pour terminer avec les raccourcis clavier, vous trouverez ici les diverses commandes que j’utilise fréquemment et qui affectent plus généralement le document.

 WindowsmacOS
Copier le texte sélectionné :CTRL + CCommand ⌘ + C
Coller le texte sélectionné :CTRL + VCommand ⌘ + V
Couper (déplacer) le texte sélectionné :CTRL + XCommand ⌘ + X
Sélectionner tout le texte :CTRL + ACommand ⌘ + A
Créer une nouvelle page :CTRLCommand ⌘
Effectuer un alinéa :Tab ↹Tab ↹
Annuler la dernière action :CTRL + ZCommand ⌘ + Z
Rétablir la dernière action & répéter l’action :CTRL + YCommand ⌘ + Y
Enregistrer le document :CTRL + SCommand ⌘ + S
Ouvrir un document :CTRL + OCommand ⌘ + O
Imprimer le document :CTRL + PCommand ⌘ + P

Je m’arrête là. La liste est loin d’être exhaustive, mais il s’agit de loin l’essentiel des raccourcis clavier à connaître. Si vous désirez en apprendre davantage, et ce serait tout à votre honneur, vous pouvez consulter l’aide de Microsoft pour macOS et pour Windows. Notez que tous les raccourcis ne sont pas spécifiques à Word. En effet, certains sont génériques et peuvent être utilisés dans d’autres applications. 

Par ailleurs, certains raccourcis peuvent se passer de sélection au préalable. Je m’explique : pour mettre un mot en gras, vous n’êtes pas obligé de le sélectionner avant d’effectuer le raccourci clavier adéquat (à savoir CTRL + G pour Windows). Il suffit que le curseur de texte  soit positionné sur le mot concerné, puis d’effectuer le raccourci clavier. De la même façon, pour aligner tout un paragraphe d’une certaine manière, inutile de sélectionner celui-ci avant d’effectuer le raccourci clavier.

Les styles de paragraphe, gagner en cohérence esthétique et en efficacité

Les styles de paragraphe de Word permettent deux choses importantes. Premièrement, ils vont vous permettre de garder la même mise en forme pour vos titres de même niveau et pour vos paragraphes. Grâce à eux, les différents éléments composant votre rédaction vont pouvoir être rapidement stylisés, tout en respectant une charte des styles préalablement définie. Ainsi, tous les titres de même niveau hiérarchique (comme les grandes sections de cours) vont pouvoir conserver la même taille de caractère, la même police, la même couleur, etc. En clair, cela permet de conserver une cohérence esthétique rigoureuse et soignée.

Par ailleurs, au-delà de l’aspect graphique, les styles de paragraphe couvrent aussi un aspect pratique. En les utilisant, vous allez pouvoir dessiner le plan de votre cours en un clin d’œil. De ce plan découlera la possibilité de mettre en place rapidement un sommaire et de naviguer aisément dans le document.

La barre des styles de Word, sous l’onglet “Accueil”, ici sur macOS. Ces styles sont issus d’un modèle de document en particulier proposé par Microsoft.

Word vous propose par défaut toute une série de styles de paragraphe pré-établie. Comme vous pouvez vous en douter, vous avez aussi la possibilité d’éditer vos propres styles de paragraphe. Ceux-ci vont de pair avec le document Word que vous éditez. C’est-à-dire que ces styles sont enregistrés dans le document, et non dans votre application Word.

Éditer ses propres styles de paragraphe

Comme je viens de le dire, Word vous propose, par défaut, quelques styles de paragraphe. S’ils ne sont pas au goût de tout le monde, ils ont néanmoins l’avantage d’être efficaces dans l’élaboration d’un plan de document. Ils constituent une excellente base sur laquelle vous allez pouvoir vous appuyer pour rédiger vos documents, mais aussi pour créer votre propre charte de styles personnalisée.

Le panneau de styles de paragraphe ouvert, ici sur Windows. Ce sont ceux proposés lors de la création d’un document vierge.

Comme le montre l’illustration précédente, Word vous propose des styles de paragraphe pour vos titres, mais aussi pour le contenu à proprement parler de votre document. Cela peut vous permettre de mettre certains paragraphes en évidence, comme pour des citations de texte, par exemple.

Concrètement, pour créer vos propres styles, plusieurs options s’offrent à vous. Comme l’illustration le montre, une option vous est proposée pour créer directement vos styles (“Créer un style”). Lorsque vous choisissez cette option, Word va utiliser le paragraphe sur lequel vous êtes positionné comme référence. Ainsi, si vous voulez créer un style pour les titres importants, vous devez le formater comme bon vous semble en amont, c’est-à-dire avec la taille de caractère, la police, la couleur qui vous importe. Ensuite, cliquez sur la fonction “Créer un style” dans le panneau des styles de Word. La boîte de dialogue suivante s’affiche alors :

Vous allez pouvoir nommer votre nouveau style de paragraphe (ici “Titre important”), puis cliquer sur “Ok” pour valider, si cela vous convient. Néanmoins, soyons curieux. Si l’on clique sur le bouton “Modifier…”, voilà ce qui s’affiche à l’écran :

En réalité, la taille, la police et la couleur ne sont qu’une infime partie de ce que vous pouvez personnaliser. Vous aller pouvoir peaufiner votre formatage de texte en profondeur en ajouter des cadres à vos paragraphes, en choisissant l’alignement, les espacements, etc. N’hésitez pas à cliquer sur le bouton “Format” en bas à gauche, lequel vous permettra d’afficher davantage d’options de personnalisation, et de toutes les tester. Je ne vais pas passer en revue celles-ci, je vous laisse explorer ces fonctions par vous-même.

Hiérarchiser les titres de section

Enfin, pour dessiner votre plan de document ou de cours, vous allez devoir indiquer à Word les niveaux hiérarchiques de vos paragraphes. Intuitivement, Word propose des Titre 1, Titre 2, Titre 3 dans ses styles de paragraphe par défaut, et ceux-ci sont respectivement de niveaux hiérarchiques 1, 2 et 3. Pour définir le niveau hiérarchique de vos futurs styles de paragraphe, il suffit de vous rendre dans la boite de dialogue que nous avons vu ensemble (cf. illustration précédente), de cliquer sur “Format”, puis sur “Paragraphe” :

Vous l’aurez compris, c’est dans le menu “Niveau hiérarchique” que tout cela se passe. L’option “Corps de texte” signifie que le paragraphe dont vous personnalisez le style n’aura pas de niveau hiérarchique en particulier : il ne sera pas un titre mais du contenu à proprement parler.

Mettre en place un sommaire reprenant le plan du document

Une fois les titres du documents définis grâce aux styles de paragraphe hiérarchisés, nous allons pouvoir intégrer un sommaire reprenant l’ensemble des sections ainsi que les numéros de page associés.

Pour ce faire, une fois positionné dans la partie du document où vous souhaitez intégrer une table des matières, il faut se rendre dans l’onglet “Références” de Word. Ensuite, le premier choix proposé tout à gauche nous concerne directement puisqu’il s’agit de la section “Table des matières”. Lorsque l’on clique dessus, une liste de tables des matières apparait. Libre à vous de faire votre choix parmi les styles proposés, voire même de créer le vôtre.

Le menu des table des matières est ouvert dans l'onglet "Références", sur macOS.
Le menu des table des matières est ouvert dans l’onglet “Références”, sur macOS.

Notez que vous pouvez sans problème modifier le titre de votre table des matières ou modifier la mise en forme de vos titres. Attention toutefois, si vous apportez des modifications à votre document après avoir mis en place une table des matières, Word ne la mettra pas à jour automatiquement. Vous pouvez la mettre à jour en survolant avec la souris l’entête de votre table des matières. Puis, en cliquant sur la petite flèche, vous pouvez “Mettre à jour la table”.

Lorsque l'on ouvre le menu de notre table des matières, on peut facilement la mettre à jour.

Naviguer dans le plan d’un document

Bien que la table des matières permette de naviguer dans votre document, puisque les titres de celle-ci sont directement cliquables, cela reste peu pratique de le faire lorsque vous le construisez. À chaque fois que vous voudrez sauter d’une section à une autre, vous devrez remonter vers votre table des matières pour retrouver la section que vous recherchez.

Heureusement pour nous, Word intègre une fonction facilitant la vie des professeurs, ou de tous ceux et celles qui éditent de longs documents qui doivent être construits de façon organisée, claire et structurée. Pour afficher votre plan et naviguer facilement dans votre document, rendez-vous dans l’onglet “Affichage” de Word, puis cochez “Volet de navigation”. Celui-ci s’ouvre alors à gauche de votre document. Il permet, au choix, de naviguer selon les pages ou selon les sections. Cela permet de l’avoir toujours à portée de vue et d’accéder à vos sections en un clin d’œil.

Le volet de navigation s'ouvre alors à gauche du document. Les deux premiers onglets nous concernent : la navigation par page ou par section, selon le plan que nous avons dressé.
Le volet de navigation s’ouvre alors à gauche du document. Les deux premiers onglets nous concernent : la navigation par page ou par section, selon le plan que nous avons dressé.

Les tableaux : un moyen efficace de rendre vos documents plus dynamiques

Un des secrets d’un document original et dynamique tient dans l’agencement de vos éléments. Par défaut, Word est formaté pour écrire de haut en bas, de manière tout à fait linéaire. Il faut essayer, dès que l’on en a l’occasion, d’agencer des éléments côte à côte. C’est d’autant plus pertinent lorsque l’on doit comparer plusieurs éléments entre eux que de les présenter de manière horizontale.

Ici, des éléments d'un document sont disposés de manière horizontale. Ainsi, on lit les éléments de gauche à droite, et non de haut en bas.
Ici, les éléments du document sont disposés de manière horizontale. Ainsi, on les lit de gauche à droite, et non de haut en bas.

Cela peut paraître simple, mais une présentation horizontale des éléments permet, dans certains contextes, de mieux comprendre l’idée que l’on veut transmettre. C’est également un bon moyen pour mémoriser des notions clés.

Mettre en place des tableaux pour agencer son contenu

Vous l’aurez compris, j’utilise les tableaux pour agencer mes éléments entre eux de manière horizontale. C’est comme ceci que j’ai procédé sur l’image précédente. Cela a l’air pourtant simple (avouons-le, ça l’est), mais cela fait la différence.

Pour créer un tableau sur Word, rien de plus simple. Rendez-vous dans l’onglet “Insertion”, puis dans “Tableau”. Une petite fenêtre remplie de carrés s’ouvre et vous laisse faire le choix du nombre de lignes et de colonnes de votre tableau. Dans notre cas, nous aurons bien souvent besoin que d’une seule ligne. Rassurez-vous, votre tableau ne sera pas figé : vous pourrez donc ajouter voire supprimer des lignes ou des colonnes si besoin est.

L'utilisateur s'apprête à créer un tableau d'une seule ligne et de quatre colonnes. Pour ce faire, il faut se rentre dans la section "Tableau" de Word, qui se trouve dans l'onglet "Insertion".
On s’apprête ici à créer un tableau d’une seule ligne et de quatre colonnes.

Une fois votre tableau mis en place, il ne vous reste plus qu’à le remplir. Pour l’exemple, je vais insérer une liste d’éléments dans mon tableau. En effet, les longues listes de petits points prennent inutilement de la place dans un document.

Une liste d'éléments est agencée d'une manière qui laisse de l'espace vide à droite de celle-ci.
La manière traditionnelle de dresser une liste de petits éléments laisse bien souvent de l’espace vide et inutile à droite de celle-ci.

Les tableaux constituent donc un excellent moyen de combler l’espace vide laissé par les longues listes de petits éléments. Cela permet aussi de laisser place à plus de texte :

Une liste d'éléments est agencée de manière à combler le vide sur sa droite. Elle est organisée en deux colonnes grâce à un tableau, ici visible par ses bordures apparentes.
Cette manière de procéder permet de combler le vide, d’économiser du papier et de l’encre. Une bonne action en faveur de l’environnement. 🌱

“Déstyliser” les tableaux pour qu’ils n’en aient plus l’air

Après avoir agencé vos éléments dans un tableau, celui-ci reste, d’apparence, un tableau. Effectivement, les bordures noires que Word décide de donner aux tableau non stylisés sont apparentes. Cela peut se révéler utile pour éditer le tableau : ajouter, supprimer ou modifier des cellules, modifier la taille des colonnes, etc. Une fois le tableau “fixé”, vous pouvez supprimer ses bordures pour donner l’illusion qu’il n’en est pas un.

Une fois positionné dans le tableau, cliquez sur l’icône pour le sélectionner en entier. Ensuite, rendez-vous dans l’onglet “Création de tableau”, cliquez sur la flèche de la section “Bordures” pour dérouler son menu, puis sélectionnez “Aucune bordure”. De cette manière, votre tableau n’aura plus l’apparence d’un tableau.

Une liste d'éléments est agencée de manière à combler le vide sur sa droite. Elle est organisée en deux colonnes grâce à un tableau, ici non visible car ses bordures ont été effacées.
Une fois sa mise en forme retirée, on ne distingue plus les fondations de notre tableau.

Bien entendu, si vous devez apporter des modifications à votre tableau, vous pouvez renouveler l’opération pour faire réapparaître les bordures. De cette manière, il sera plus commode de l’éditer.

Cette manière de faire est particulièrement utile pour réaliser des entêtes de documents formels, par exemple :

Word intègre nativement une fonction permettant d’organiser des paragraphes en colonnes, de manière à ce qu’ils soient côte à côte. Cela se passe dans la section “Colonnes” de l’onglet “Mise en page”. Malgré tout, je n’utilise pas cette fonction dans la mesure où elle me semble peu pratique. En effet, elle n’offre pas de flexibilité et s’applique à l’entièreté du document dans lequel vous travaillez, ce qui est rarement ce que l’on souhaite.

Installer Word

Vous voilà armé d’outils pour gagner en efficacité sur Word. Je serai ravi de vous voir partager vos méthodes pour être efficace sur ce logiciel en commentant cet article. N’hésitez pas non plus à me faire part de vos interrogations si certains points ne sont pas clairs.

Enfin, si vous souhaitez perfectionner votre usage de Microsoft Word, je vous invite à lire mes 10 astuces pour gagner en efficacité sur Word ou à regarder la vidéo qui s’y rapporte.

Word est compris dans la suite Office de Microsoft. Vous pouvez en faire l’acquisition au meilleur prix en suivant le lien ci-dessous. Il s’agit de Microsoft Office 2019, la dernière version à ce jour, compatible Windows 10 et macOS.

Samuel M
L'auteur

Jeune blogueur captivé par les nouvelles technologies et l'audiovisuel.
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